Proses Visa Luksemburg yang Sulit

Pada tahun 2024, saya disponsori oleh Yayasan Dokumen (TDF) untuk menghadiri Konferensi tahunan LibreOffice di Luksemburg dari tanggal 10 hingga 12 Oktober. Sebagai pemegang paspor India, saya memerlukan visa untuk mengunjungi Luksemburg. Namun, karena perjalanan saya ke Kenya pada bulan September, saya mengalami dilema: apakah akan melamar sebelum atau sesudah perjalanan ke Kenya.

Untuk mendapatkan visa, saya harus mengajukan permohonan saya ke VFS Global (dan bukan ke Kedutaan Luksemburg secara langsung). Oleh karena itu, saya memeriksa situs web VFS untuk informasinya waktu pengerjaanyang mengatakan:

Sebagai aturan, waktu pemrosesan permohonan visa Schengen yang diterima tidak boleh melebihi 15 hari kalender (sejak tanggal permohonan diterima di Kedutaan).

Itu juga menyebutkan:

Jika permohonan diterima kurang dari 15 hari kalender sebelum tanggal perjalanan yang diinginkan, Kedutaan Besar dapat menganggap permohonan Anda tidak diterima. Jika demikian, permohonan visa Anda tidak akan diproses oleh Kedutaan dan permohonan akan dikirim kembali ke VFS bersama dengan paspor.

Jika saya mengajukan permohonan visa Luksemburg sebelum perjalanan, saya berisiko tidak mendapatkan paspor saya kembali tepat waktu, dan karena itu ketinggalan penerbangan ke Kenya. Di sisi lain, jika saya menunggu sampai setelah kembali dari Kenya, saya akan melanggar 15 hari kerja yang dibutuhkan oleh kedutaan untuk memproses permohonan saya.

Saya sebelumnya pernah mengajukan visa Schengen untuk Austria yang diselesaikan dalam 7 hari kerja. Teman-teman saya yang pernah ke Prancis memberi tahu saya bahwa mereka mendapatkan keputusan visa dalam waktu seminggu. Jadi, saya membandingkan nomor permohonan Luksemburg dengan nomor permohonan negara Schengen lainnya. Pada tahun 2023, Luksemburg menerima 3.090 aplikasi dari India, sedangkan Austria menerima 39.558Italia menerima 52.332 dan Perancis menerima 176.237. Karena Luksemburg menerima lebih sedikit lamaran, saya berharap prosesnya cepat.

Oleh karena itu, saya mengajukan permohonan visa saya ke VFS Global di Delhi pada tanggal 5 Agustus, memberi waktu kepada kedutaan satu bulan dengan 18 hari kerja sebelum perjalanan saya ke Kenya. Namun, saya tidak menyebutkan perjalanan saya ke Kenya dalam permohonan visa Luksemburg.

Sebagai referensi, berikut daftar dokumen yang saya serahkan:

• Paspor
• Fotokopi halaman data paspor
• Formulir permohonan visa
• Satu foto
• Konfirmasi janji temu visa
• Surat pengantar
• Reservasi penerbangan pulang pergi
• Pemesanan hotel
• Surat undangan dari penyelenggara konferensi, TDF
• Konfirmasi dari The Luxembourg Convention Bureau GIE – tempatnya
• Laporan rekening bank tiga bulan terakhir dengan stempel bank
• Asuransi perjalanan
• Surat Pemberitahuan Pajak Penghasilan
• Slip gaji bulanan selama tiga bulan terakhir

Saya mengirimkan ‘reservasi penerbangan’, bukan ‘tiket penerbangan’. Sebab, jika terjadi penolakan visa, saya akan kehilangan sejumlah besar uang jika saya memesan tiket penerbangan yang sudah dikonfirmasi. Kedutaan juga merekomendasikan hal yang sama.

Biaya permohonan visa adalah sebagai berikut:

Berdasarkan email yang dikirim oleh VFS, lamaran saya sampai ke kedutaan Luksemburg keesokan harinya. Maju cepat ke tanggal 27 Agustus — hari ke-14 permohonan visa saya. Saya sudah memesan tiket penerbangan ke Nairobi untuk tanggal 4 September, namun paspor saya masih ada di kedutaan Luksemburg, dan saya belum mendapat kabar. Selain itu, saya juga mendapatkan eTA Kenya dan mendapatkan vaksinasi Demam Kuning yang merupakan syarat untuk bepergian ke Kenya.

Untuk memeriksa status permohonan saya, saya menelepon kedutaan, tetapi melewatkan jendela panggilan mereka, yang mudah terlewatkan karena hanya 1 jam – 12:00 hingga 13:00. Jadi, saya mengirimi mereka email yang menjelaskan situasi saya. Saat ini, saya sudah bertanya-tanya apakah akan membatalkan perjalanan ke Kenya atau ke Luksemburg, jika saya harus memilih.

Setelah tidak mendapat tanggapan terhadap email saya, saya menelepon mereka lagi keesokan harinya. Kedutaan mengatakan kepada saya bahwa mereka akan memeriksanya dan meminta saya mengirimkan tiket penerbangan saya melalui email. Satu minggu lagi sebelum penerbangan saya sekarang.

Saya menghubungi kedutaan pada tanggal 30 melalui panggilan telepon, dan orang yang mengangkat panggilan tersebut memberi tahu saya bahwa permintaan saya telah diteruskan ke departemen terkait dan sedang dalam proses. Mereka meminta saya untuk menindaklanjutinya pada hari Senin, 2 September.

Selama proses visa, saya berhubungan dengan tiga peserta India lainnya. ^{Sementara itu, saya mengetahui bahwa mereka semua telah mengajukan visa Luksemburg pada akhir bulan Agustus.}

Kembali ke cerita kita, selama dua hari berikutnya, kedutaan tutup pada akhir pekan. Saya mulai mempertimbangkan pilihan saya. Di satu sisi, saya bisa membatalkan perjalanan ke Kenya dan berharap Luksemburg bisa lolos. Meski begitu, Luksemburg tidak dijamin karena visanya bisa ditolak, jadi saya mungkin akan melewatkan kedua perjalanan tersebut. Di sisi lain, saya bisa membatalkan permohonan visa Luksemburg dan setidaknya memastikan pergi ke Kenya. Namun, saya pikir hal ini akan membuat Luksemburg sangat tidak mungkin karena tidak ada waktu 15 hari kerja bagi kedutaan untuk memproses visa saya setelah kembali dari Kenya. Saya juga sangat ingin menghadiri konferensi LibreOffice karena saya tidak bisa hadir dua tahun lalu. Oleh karena itu, saya memilih untuk tidak membatalkan permohonan visa Luksemburg saya. Saya menghubungi agen perjalanan saya dan mengetahui bahwa saya dapat membatalkan penerbangan saya di Nairobi sebelum tanggal 4 September dengan biaya pembatalan sekitar 7.000 INR.

Pada tanggal 2 September, saya agak frustasi karena saya belum mendengar kabar apa pun dari kedutaan mengenai permintaan saya. Oleh karena itu, saya menelepon kedutaan lagi. Mereka meyakinkan saya bahwa mereka akan mengatur panggilan untuk saya dari departemen terkait hari itu, dan saya menerimanya malam itu juga. Selama panggilan, mereka menawarkan untuk mengembalikan paspor saya melalui VFS keesokan harinya dan meminta saya untuk mengirimkannya kembali setelah kembali dari Kenya. Saya segera menerima tawaran tersebut dan sangat gembira, karena ini memungkinkan saya untuk terbang ke Nairobi tanpa membatalkan permohonan visa Luksemburg saya. Namun, saya tidak menerima tawaran tersebut secara tertulis, jadi tidak jelas bagi saya bagaimana saya akan mengambil paspor saya dari VFS. Keesokan harinya, saya akan menerimanya ketika saya sedang dalam perjalanan ke VFS dalam bentuk email dari kedutaan yang berbunyi:

Bapak Dwivedi yang terhormat,

Kami mengakui penerimaan email Anda.

Sesuai permintaan Anda, kami mengembalikan paspor Anda secara khusus melalui VFS, Anda dapat mengambilnya langsung dari VFS Delhi Center antara pukul 14:00-17:00, 03 Sep 2024. Mohon membawa cetakan email ini bersama dengan tanda terima setoran VFS Anda dan Bukti identitas asli.

Setelah Anda kembali dari perjalanan, Anda dapat melakukan deposit ulang paspor ke VFS Luxembourg untuk diproses oleh kami.

Dengan hormat,
Bagian Konsuler

Kadipaten Agung Luksemburg
Kedutaan Besar di New Delhi

Saya mengambil cetakan email dan menyerahkannya ke VFS untuk mendapatkan paspor saya. Ini tampak seperti keajaiban – ketika saya kehilangan semua harapan untuk bisa terbang ke Kenya dan secara mental mempersiapkan diri untuk melewatkannya, saya mendapatkan paspor saya kembali dengan “luar biasa” dan sekarang saya harus mempersiapkan mental lagi untuk Kenya. Saya belum pernah mendengar ada kedutaan yang mengembalikan paspor sebelum menyelesaikan proses visa sebelumnya. Keesokan harinya, saya mengambil penerbangan ke Nairobi sesuai rencana. Jika Anda tertarik, saya telah menulis dua postingan blog tentang perjalanan saya ke Kenya – satu tentang konferensi OpenStreetMap di Nairobi dan yang lainnya tentang pengalaman perjalanan saya di Kenya.

Setelah kembali dari Kenya, saya menyerahkan kembali paspor saya pada tanggal 17 September. Maju cepat ke tanggal 25 September; Saya tidak mendengar apa pun dari kedutaan tentang proses lamaran saya. Jadi, saya menanyakan kepada TDF untuk mengetahui apakah kedutaan telah menghubungi mereka. Mereka mengatakan kepada saya bahwa mereka mengkonfirmasi partisipasi saya dan pemesanan hotel saya kepada otoritas visa pada tanggal 19 September (6 hari yang lalu). Saya bertanya-tanya apa yang memakan waktu lama setelah verifikasi.

Pada tanggal 1 Oktober, saya menerima panggilan telepon dari kedutaan Luksemburg, yang ternyata merupakan wawancara yang mengejutkan. Mereka bertanya kepada saya tentang pekerjaan saya, penghasilan saya, bagaimana saya mengetahui tentang konferensi tersebut, apakah saya pernah ke Eropa sebelumnya, dll. Telepon tersebut berlangsung sekitar 10 menit. Saat ini, tanggal perjalanan saya – 8 Oktober – tinggal dua hari kerja lagi karena tanggal 2 Oktober libur karena Gandhi Jayanti dan tanggal 5 dan 6 Oktober adalah akhir pekan, hanya menyisakan tanggal 3 dan 4. Saya tidak yakin mengapa kedutaan menyimpannya untuk saat-saat terakhir, padahal saya sudah mengajukan permohonan 2 bulan yang lalu. Saya juga mengetahui bahwa salah satu peserta India lainnya melewatkan panggilan tersebut karena berada di laboratorium kampus mereka, di mana dia tidak diperbolehkan menerima panggilan telepon. Oleh karena itu, saya menyarankan agar kedutaan menyetujui slot waktu untuk panggilan wawancara terlebih dahulu.

Keputusan visa untuk semua peserta India yang disebutkan di atas dikirim oleh kedutaan pada tanggal 4 Oktober, dan saya menerima keputusan saya pada tanggal 5. Untuk tanggal perjalanan saya pada tanggal 8 Oktober, ini adalah saat terakhir kedutaan dapat mengirimkan visa saya. Paket itu berisi paspor dan surat saya. Visa itu dilampirkan pada halaman di paspor. Saya senang visa saya telah disetujui. Namun, waktunya membuat tugas saya menantang. Surat terlampir menyatakan:

Perihal: Permohonan Visa Anda untuk Luksemburg

Pemohon yang terhormat,

Kami ingin menginformasikan kepada Anda bahwa visa Schengen telah diberikan untuk durasi 8 hari dari 08/10/2024 hingga 30/10/2024 untuk tujuan konferensi di Luksemburg.

Anda diminta untuk melaporkan kembali ke Kedutaan Besar Luksemburg di New Delhi melalui email (alamat email disunting) setelah Anda kembali dengan dokumen berikut:

• Stempel Imigrasi (Masuk dan Keluar Wilayah Schengen)
• Tagihan Restoran
• Tagihan Belanja/Hotel/Akomodasi

Kegagalan untuk melaporkan ke Kedutaan setelah Anda kembali akan dipertimbangkan untuk permohonan visa selanjutnya.

Saya memahami pihak kedutaan ingin memastikan saya masuk dan keluar dari wilayah Schengen selama masa berlaku visa, namun merasa permintaan untuk mengirimkan tagihan belanja berlebihan. Selain itu, tidak semua orang seberuntung saya karena butuh beberapa hari bagi salah satu peserta asal India untuk menerima visa mereka, sehingga menunda rencana mereka. Peserta lain harus mengirim ayah mereka ke pusat VFS untuk mengambil visa tepat waktu, daripada menunggu kurir tiba di rumah mereka.

Perjalanan ke luar negeri merupakan hal yang rumit, terutama bagi warga negara yang paspor dan mata uangnya lemah. Kedutaan yang mengeluarkan visa sehari sebelum tanggal perjalanan tidak membantu. Sebagai permulaan, visa pada menit-menit terakhir tidak memberikan cukup waktu untuk mendapatkan kartu forex karena bank meminta visa tersebut. Selain itu, mendapatkan mata uang asing (Euro dalam kasus kami) secara tunai dengan nilai tukar yang baik menjadi sulit. Sebagai contoh, untuk perjalanan ke Kenya, saya harus mengambil Dolar AS di bandara karena rencana tersebut sedang diselesaikan pada saat-saat terakhir, sehingga memperburuk nilai tukar. Kembali ke kasus saat ini, harga tiket pesawat naik signifikan dibandingkan bulan September, hampir dua kali lipat. Pilihan maskapai penerbangan juga semakin menyempit, karena sebagian besar penerbangan sudah dipesan pada saat saya menerima visa. Meski begitu, menurutku itu masih lebih baik daripada penolakan sewenang-wenang.

Kredit: titik tandingan, BadriFletcher, Benson, dan Anirudh yang telah membantu penyusunan draf postingan ini.