Tip Satu Teknologi: Mulailah tahun baru dengan kotak masuk yang bersih

Konten artikel

LONDON (AP) — Tahun baru selalu merupakan saat yang tepat untuk memulai awal yang baru — termasuk dengan kotak masuk email Anda. Untuk memulai tahun 2025 dengan bersih, mengapa tidak menghapus semua pesan yang tidak diperlukan dan tidak diinginkan tersebut?

Konten artikel

Konten artikel

Jika Anda seperti saya, Anda akan memiliki tumpukan pesan yang terakumulasi di kotak masuk Anda: kuitansi, laporan bank dan kartu kredit, tagihan telepon seluler, tiket pesawat, pemesanan restoran, pengingat, peringatan keamanan, spam, dan banyak lagi.

Konten artikel

Di antara semua sisa administrasi itu mungkin ada beberapa surat pribadi dari teman dan keluarga yang patut disimpan.

Ada beberapa alasan untuk membersihkan semua kekacauan digital itu. Pertama, hal ini mengurangi risiko jika terjadi pelanggaran data. Jika peretas mendapatkan akses ke email Anda, mereka tidak akan memiliki informasi pribadi atau keuangan seperti detail kartu kredit untuk dicuri.

Kotak masuk yang rapi juga membantu meningkatkan produktivitas dan fokus karena lebih mudah menemukan pesan penting jika Anda tidak perlu menyaring banyak pesan yang tidak relevan.

Beberapa pendukung produktivitas menganjurkan kotak masuk nol, sebuah praktik yang mengharuskan penanganan setiap email yang masuk sehingga pada akhirnya kotak masuk Anda kosong.

Tapi siapa yang punya waktu dan tenaga untuk itu? Jika Anda sibuk, lebih mudah untuk hanya menangani pesan-pesan yang memerlukan perhatian segera dan mengabaikan sisanya. Begitulah, hingga simpanannya menjadi terlalu besar.

Berikut beberapa trik untuk menjinakkan kotak masuk Anda dengan menyisihkan email yang tidak diinginkan dari email penting:

Singkirkan lampirannya

Akun email biasanya memiliki ruang penyimpanan yang terbatas, katakanlah paling banyak satu atau dua gigabyte, yang berarti pesan dengan lampiran besar memakan banyak ruang. Saat ini, email hadir dengan banyak ruang penyimpanan gratis, namun tetap merupakan praktik yang baik untuk menghapus pesan berukuran besar karena cenderung menumpuk seiring waktu. Apakah Anda benar-benar perlu menyimpan semua foto cucu teman yang terlupakan itu dengan resolusi tinggi?

Konten artikel

Konten artikel

Di Microsoft Outlook, klik kolom atau tombol “Ukuran” untuk menampilkan pesan terbesar ke atas, tempat Anda dapat membuka dan menghapusnya. Outlook juga memungkinkan pengguna mengurutkan berdasarkan lampiran sehingga pesan dengan file yang ditambahkan ditampilkan di bagian atas. Jika Anda ingin menyimpan pesan itu sendiri, klik kanan pada lampiran untuk menghapusnya.

Di Gmail, buka pengaturan pencarian untuk memfilter pesan yang “lebih besar dari” ukuran tertentu. Mulailah dari, katakanlah, 20 megabyte, lalu kurangi jumlahnya secara bertahap.

Urutkan

Email dari pengirim otomatis yang sering dikirim, seperti buletin dan milis, dapat menghabiskan banyak ruang di kotak masuk Anda. Atau mungkin Anda mendapatkan banyak pemberitahuan keamanan dari bank Anda yang mungkin penting saat ini tetapi dengan cepat menjadi usang.

Seringkali terlalu membosankan untuk menghapusnya satu per satu, jadi filter kotak masuk Anda berdasarkan pengirim untuk menghapusnya sebagai grup. Di Outlook klik kolom atau tombol “Dari”. Di Gmail atau Yahoo mail, gunakan bilah pencarian untuk mencari alamat email pengirim.

Gabungkan ini dengan trik pencarian lain yang mempersempit rentang tanggal untuk menyaring semua email lama yang tidak pernah Anda hapus. Di Outlook atau Gmail, Anda dapat menetapkan rentang tanggal untuk menerima email, misalnya, dari 2010 hingga 2017, sehingga Anda dapat menghilangkan, misalnya, semua tagihan utilitas yang tidak diperlukan lagi.

Konten artikel

Kata kunci

Email dari milis cenderung menyertakan kata atau bahasa tertentu sehingga lebih mudah untuk memfilternya. Salah satu istilah yang jelas adalah “berhenti berlangganan.” Mencari kata seperti itu, yang biasanya tidak digunakan dalam email yang ditulis oleh manusia, akan mengidentifikasi semua buletin agar mudah dihapus.

Trik penyalinan karbon

Menyalin semua orang ke dalam rantai email dapat dianggap sopan dan santun — atau menjengkelkan, bergantung pada apakah topik pesan relevan bagi Anda. Tentu saja, ada baiknya untuk menyampaikan kepada semua orang di kantor tentang kebijakan penting yang berlaku untuk semua staf, tetapi mungkin bukan tentang pertemuan tentang Hari Membawa Anak Anda ke Kerja jika Anda tidak memiliki anak.

Di Outlook ada peretasan untuk memfilter semua email yang bukan Anda penerima utamanya. Buka tab Beranda, klik “Aturan”, lalu “Buat” aturan. Buka Opsi Lanjutan, dan centang “di mana nama saya ada di kotak cc.” Untuk langkah selanjutnya, Anda dapat mencentang kotak untuk memindahkannya ke folder, atau bahkan menghapusnya secara permanen jika Anda merasa yakin.

Pengguna Gmail dapat melakukan hal serupa dengan fungsi pencarian. Ketik cc: dan alamat email Anda.

Konten artikel

Opsi Nuklir

Mungkin Anda telah mencoba berbagai peretasan ini dan mengurangi simpanan Anda, tetapi masih banyak lagi yang belum Anda lalui. Maka mungkin ini saatnya untuk mempertimbangkan opsi nuklir: hapus semuanya.

Manfaat dari pendekatan ini adalah pendekatan ini benar-benar memberi Anda landasan kosong. Anda tidak akan lagi memiliki kecemasan mental jika Anda tidak memiliki pesan apa pun lagi yang perlu dikhawatirkan. Kelemahannya, tentu saja, Anda mungkin kehilangan pesan apa pun yang mungkin penting atau berharga.

___

Apakah ada topik teknologi yang menurut Anda perlu dijelaskan? Kirimkan surat kepada kami di onetechtip↕ap.org dengan saran Anda untuk edisi One Tech mendatang

Konten artikel