Dengan meningkatnya bencana cuaca ekstrem di AS dalam beberapa tahun terakhir, memastikan Anda menyimpan semua dokumen penting di satu tempat sangatlah penting — terutama ketika Anda mungkin perlu mengambilnya dan membawanya dalam waktu singkat.
Baru-baru ini, penyelenggara profesional Jenny Albertini bekerja dengan ibunya untuk mengumpulkan dan menyortir dokumen terpentingnya ke dalam satu folder aman.
“Dia terus berkata, ‘Oh, ada di sekitar sini,'” kata Albertini dalam a postingan Instagram terbaru. Tapi “di mana ‘di sekitar sini’ — terutama dalam situasi darurat? Itu bukan waktu yang ingin kita habiskan untuk mencari akta rumah, catatan medis, atau surat-surat sentimental.”
Karena mengumpulkan semua dokumen penting Anda bisa memakan waktu, Albertini menyarankan untuk memulai dengan hal-hal penting dan menyimpannya dalam folder yang aman dan mudah diakses. “Setelah semuanya selesai, Anda dapat membuang sisanya,” katanya kepada CNBC Make It.
Dan dengan meluangkan waktu untuk mengatur barang-barang terpenting Anda sekarang, Anda akan terhindar dari “mengobrak-abrik laci” saat terjadi bencana dan memastikan Anda siap untuk bertindak cepat dalam keadaan darurat, katanya.
Apa yang harus disertakan dalam folder dokumen darurat Anda
Tempat yang baik untuk memulai adalah dengan Badan Manajemen Darurat Federal daftar periksa dokumen untuk kesiapsiagaan bencana, kata Albertini. Ini termasuk:
- Identifikasi: Akta kelahiran dan nikah, paspor, kartu Jaminan Sosial, kartu hijau, dokumen dinas militer, surat kepemilikan hewan peliharaan dan catatan vaksinasi
- Catatan keuangan dan hukum: Polis asuransi, pengembalian pajak, akta, sewa, dokumen hipotek, kepemilikan dan pendaftaran, laporan bank, catatan investasi, rekening kartu kredit dan surat wasiat atau perwalian.
- Informasi medis: Kartu asuransi kesehatan, resep dengan dosis, catatan imunisasi, catatan medis, surat wasiat hidup dan informasi kontak untuk penyedia layanan kesehatan dan apotek
- Kontak darurat: Nomor telepon penting untuk keluarga, dokter, sekolah, pemberi kerja, dokter hewan, perusahaan utilitas, dan layanan darurat setempat
Daftar periksa FEMA mencakup barang-barang sentimental seperti foto, surat, dan kenang-kenangan lainnya, namun seringkali terlalu besar untuk pengelola dokumen yang lebih kecil. Albertini menyarankan untuk menyimpannya di tempat terpisah dan portabel di dekat dokumen penting Anda sehingga mudah diambil dalam keadaan darurat.
Penyimpanan yang aman juga merupakan kuncinya. FEMA menyarankan untuk menyimpan barang-barang penting di dalam kotak atau brankas yang tahan api dan tahan air. Jika ada ruang, Anda dapat menyertakan item sentimental, namun Anda juga harus mempertimbangkan untuk mendigitalkan dokumen Anda dengan penyimpanan cloud yang dilindungi kata sandi atau flash drive terenkripsi. Namun, memulai dengan folder yang mudah diambil dalam keadaan darurat adalah langkah awal yang baik, kata Albertini.
Bencana alam dapat menghancurkan perangkat atau catatan tertulis tempat kata sandi disimpan, sehingga menyulitkan akses ke akun penting. Komisi Perdagangan Federal merekomendasikan menggunakan pengelola kata sandi untuk menyimpan dan mengatur informasi login dengan aman, yang dapat membantu memastikan akses dalam keadaan darurat.
Mengambil langkah untuk mengatur dokumen penting bukan hanya tentang kesiapan menghadapi keadaan darurat — tetapi juga tentang membuat hidup lebih mudah bagi Anda dan orang yang Anda cintai pada saat yang paling penting.
Setelah membantu ibunya mengatur surat-suratnya, “Saya merasa lega mengetahui bahwa jika sesuatu terjadi padanya, saya akan tahu di mana dokumen-dokumen itu berada, saya akan tahu apa yang harus saya lakukan selanjutnya,” kata Albertini. “Dan ketenangan pikiran itu sangat berharga.”
Ingin meningkatkan keterampilan AI Anda dan menjadi lebih produktif? Ikuti kursus online baru CNBC Cara Menggunakan AI agar Lebih Sukses di Tempat Kerja. Instruktur ahli akan mengajari Anda cara memulai, penggunaan praktis, tip penulisan cepat yang efektif, dan kesalahan yang harus dihindari. Daftar sekarang dan gunakan kode kupon EARLYBIRD untuk diskon perkenalan sebesar 30% dari $67 (+ pajak dan biaya) hingga 11 Februari 2025.
Plus, mendaftar untuk buletin CNBC Make It untuk mendapatkan tip dan trik sukses di tempat kerja, dengan uang, dan dalam hidup.
